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高校学籍档案单机可视化检索实证

2019-06-03 14:54 来源:学籍管理论文 人参与在线咨询

摘要:依托共享数据,对数字化学籍档案重命名,构建以姓名为主要检索标识的系统,借助everything检索软件,实现基于文件名的高效检索。数字化档案有序存放在指定文件夹,在可视化的情况下,文件夹同样具备检索功能。高校学籍档案单机可视化检索实证操作,简单易学,软硬件投入低,在涉及人名的档案检索中优势明显,因受限于文件名长度,与基于档案内容本身的智能化检索相比,有明显的不足之处。

关键词:学籍档案;数据清洗;数据加工;可视化检索

档案网络化智能检索利用是档案工作的终极发展方向,有朝一日,你想查看自己权限内的档案,只要说一声,检索结果就瞬间呈现在你眼前。档案作为核心的信息资源,很大一部分需要限制利用,在利用时需要做好用户身份识别与权限控制。就目前的技术水平而言,做到档案网络化智能检索利用并不难,但从投入产出比来看,很多档案不值得这么做。与高端的网络化智能检索系统相比,如果以不到10万元的软硬件投入,做到只输入一个学生的姓名(遇到同名情况时增加相关检索条件)就瞬间看到该生的新生录取名册、学籍表、成绩表、毕业资格审查表、学历注册照片、学籍变动、奖惩等所有与该生有关的档案,那么,这种检索领现金的棋牌捕鱼就更切合大多数高校档案利用工作的实际。依托共享数据,对共享数据进行清洗与加工,在此基础上对数字化学籍档案副本进行批量重命名,构建以学生姓名为主要检索标识的系统,借助everything免费检索软件,可轻松实现高校学籍档案单机可视化检索。

1高校学籍档案可视化检索的数据准备

档案利用较大的困难就是如何解决高效检索电玩城游戏送注册38元。学籍档案快速准确检索依赖学生学号、姓名、专业、班级等大量数据,如果全部需要手工录入,不仅工作量大,而且很难保证准确性,为保证数据准确性而进行的审核工作量甚至比录入工作量更大。高校招生部门、教务部门有大量的准确数据,依托这些共享数据构建学籍档案可视化检索系统,可以起到事半功倍的效果。

1.1共享电子数据的采集及补救措施。新生录取名册电子数据来自招生部门,可按省份、类别、专业、总分排序,经过一定的处理,可基本实现数据共享;学号、姓名、曾用名、班级、专业等数据来自教务系统,可完全实现数据共享。如果上述学生数据不能收集齐全,作为补救措施,可借用学历电子注册数据,1991年以后的毕业生都进行了学历电子注册,可从教务部门获取,1991年之前的学生数据,可从档案管理系统的卷内目录或校友通讯录等数据源获取,当然这些数据不能直接利用,需要做进一步的清洗与深加工。

1.2自动审核人工录入数据。人工录入数据不难,难就难在如何快速准确录入数据,数据不准确的后果往往是灾难性的,会导致整个检索体系的崩溃。高校有勤工助学的学生,发动人海战术,人工重新录入学生姓名、专业等数据时,为保证准确性,一般需采用双人双机录入,校验合格后使用,这种做法工作量成倍增加,效率低下。为提高录入效率,也可多人多机分别录入不同数据,利用共享数据进行自动审核,确保录入数据的准确性,具体做法是利用电子表格的vlookup函数。以新生录取名册录入为例,可新建电子表格,将共享数据拷贝到sheet1表中,调整单元格数据顺序,A列必须为姓名,D列为专业(也可为其他需要审核的内容),在sheet2表中A1、B1、C1、D1四个单元格分别录入页码、姓名、专业、待审核四个字段名,在D2单元格录入“=VLOOKUP(B2,'sheet1'!A:D,4,0)”(具体操作时不要录入全角双引号,下同),在sheet1表格A列中精确查找姓名与sheet2表格中B2姓名相同的学生,并将其相应D列内容链接到sheet2表格中D2单元格,此时sheet2表格中D2单元格显示“*N/A”,鼠标左键单击D2单元格,光标移至D2单元格右下角出现“+”时压住鼠标左键向下拖动,想录入多少人就拖多少行。当在sheet2表格中B列录入学生姓名时,D列相应单元格会出现该生的专业,如果还是显示“*N/A”,则表示录入可能出错,如果经核实录入无误,则表明共享数据不全,在sheet2表格中C列相应单元格录入该生专业,以备进一步人工审核;如果出现的专业与该生不同,则可能共享数据有误或存在同名学生情况,在sheet2表格中C列录入该生专业,以备进一步人工审核。利用共享数据自动审核,既可保证数据准确性,又可成倍提高录入工作效率。sheet2表格中A列录入纸质档案实际页码,与纸质档案一一对应,待进一步对数据进行加工处理。

2对数字化学籍档案副本重命名,实现按姓名可视化检索

学籍档案的检索以学生姓名为显著特征,由于存在同名情况,因此,仅仅靠姓名,虽然可以做到查全率100%,但必须辅以其他检索条件,借助可视化操作,才可快速准确定位所需档案。对数字化学籍档案副本重命名,既要确定命名规则,又要具备简单的软件应用知识。

2.1数字化学籍档案副本命名规则。文书档案数字化副本命名规则,常用的是文件级档号-件内页面流水号,或文件级档号-稿本代号-稿本内页面流水号,这种命名方式虽然利于档案数字化副本批量挂接到数据库,但必须借助目录查找档案,并没有实质性提高数字化档案的检索效率。高校学籍档案数字化副本如果参照此规则命名,检索效率同样不高。为便于快速准确查找学籍档案,充分发挥数字化档案检索利用优势,需针对高校学籍档案实际,确定数字化学籍档案副本命名规则,并与档案实体一一对应(如果仅仅从利用的角度来看,数字化档案副本无需与实体档案一一对应,命名会更简单,检索效率会更高,此电玩城游戏送注册38元有待进一步探讨)。文件名称构成主要为“档号-姓名”,为避免同名造成的误检,可根据实际情况增加文件名称构成项目,比如学籍表、成绩表文件名构成为“档号-姓名-专业-入学年度”(档号可反映毕业年度);新生录取名册为“档号-姓名-专业-报考省份”(档号可反映入学年度);毕业资格审查表为“档号-姓名-专业”(档号可反映毕业年度);学籍变更材料、奖惩材料为“档号-文号-文件名-姓名”。为提高查准率,二字姓名后统一添加“-”,多个姓名之间用“-”连接;各校还可以根据共享数据及档案记载情况,增加文件名构成项目,比如本校成绩单记载有毕(结)业证书、学位证书号码,可利用毕业资格审查表电子数据对扫描版成绩单进行重命名,实现按证书号码精确检索。

2.2数字化学籍档案副本的后期处理。大多数高校都实现了馆藏纸质档案数字化,由于手写档案不能进行OCR识别,部分打印版效果太差,OCR识别率太低,难以实现基于档案内容的高效检索。扫描件的查找难度比纸质档案更大,需进行进一步的加工处理。

2.2.1利用AdobeAcrobatXPro软件或WPS付费软件的拆分文档功能,将成册扫描的新生录取名册、毕业资格审查表按页拆分为多个文档,有多少页拆分成多少个文档(高速扫描一般都是成册扫描成一个文档,如果是单页扫描成一个文档,则省略此步),同一页的所有学生对应一个文档,由于文件名长度不能超过255个字符,当一个文档的学生人数太多时,为保证能检索到所有学生,可多拷贝几份,分别命名,形成内容完全相同但文件名不同的多个文档(这种情况并不多见,仅是例外情况下的变通措施);学籍表、成绩表拆分之前要进行相应处理,保证学生与学籍表(或成绩表)是一一对应关系;学籍变更材料、奖惩材料可根据原文件实际情况确定是一对一关系还是多对一关系。

2.2.2灵活运用Excel或WPS以及方方格子插件等软件对电子数据进行清洗与深加工。共享电子数据要做相应清洗,比如以前有些生僻字打不出时经常会用“*”或“?”代替,由于文件名不能包含“\/:*?<>|”等字符,重命名前要清除这些字符,可以用查找替换的方式进行清洗,查找“*”“?”需要在查询栏分别输入“~*”和“~?”,替换栏输入正确的数据(以前打不出的生僻字,现在基本上能打出,可通过搜索引擎查找复制粘贴,比如煇字,可搜索一个火字加一个军)。由于批处理文件中不能出现多余的空格、软回车等,这些也需在WPS或EXCEL中进行清洗。为提高检索效率,电子数据要进行进一步加工,在清除空格后,二字姓名后可批量添加“-”,假设A列为原姓名数据,B列为处理后的新姓名数据,在B1单元中录入“=if(len(A1)=2,A1&"-",A1)”,左键单击选定B1单元格,双击B1单元格右下角“+”(或压住“+”向下拖到结尾),可在二字姓名后批量添加“-”,复制B列数据,选择性粘贴(选数值)到A列,删除B列,完成二字姓名数据加工处理。方方格子插件目前有Excel版和WPS版(试用版),可实现电子表格数据行列转换,也可实现一行多列、一列多行数据合并,可减轻数据加工处理的工作量,上文sheet2表格中A列数据中相同页码的B列多行姓名可轻松合并到一个单元格中,重命名数字化文件后,可实现新生录取名册、毕业资格审查表多对一检索。

2.2.3文件批量重命名的具体操作。较基本的重命名语句为“ren源文件名目标文件名”(中间两处空格不能省略),假设电子表格中ABCDE列分别为源文件名、档号、姓名、专业、入学年度等信息,包含有整个年度所有学生的学籍表信息,源文件为pdf版式文件,在F1单元格中输入命令“="ren"&A1&""&B1&"-"&C1&"-"&D1&"-"&E1&".pdf"”(命令中两处空格不能省略),可生成一条重命名语句,单击选定F1单元格,双击F1单元格右下角的黑+,可生成整个年度的学籍表批量更名数据;将电子表格中处理好的批量重命名语句拷贝到新建的文本文件(重命名.txt),再另存为批处理文件(重命名.bat)。将重命名批处理文件拷贝到源文件相同的目录下,运行批处理文件(特别提醒:重命名前做好备份),可实现文件批量更名,更名后所有文件名中都含有档号、姓名、专业、入学年度等检索项。

3学籍档案单机可视化检索利用的实践

3.1everything检索软件及其应用。可在360软件管家下载免费使用,是一款基于名称实时定位文件和目录的文件搜索工具,该软件大小不足2MB,界面简洁易用,检索速度极快,占用系统资源极低,实时跟踪文件变化。在搜索框输入检索内容,会实时显示过滤后的文件和目录,检索结果可进行复制、浏览、修改和删除等操作,可轻松实现模糊检索与精确检索。比如听说张某某的弟弟1986年考入本校养殖专业,现想知道张某某的弟弟是谁,在检索栏输入“张养86”(中间空格不能省略,本校养殖专业有海养、淡养、养专等不同专业,仅输入一个养字,是为了在模糊查找时扩大检索范围,提高查全率),检索结果会显示本校1986年入学的养殖专业所有张姓学生,分别查看学籍表,通过社会关系记载,如果找到张某某就可以基本确定其弟弟是谁,如果学籍表中没有张某某的记载,则基本确定张某某的弟弟不是本校养殖专业1986级学生。当单次检索呈现的结果较多时,可继续增加检索条件,以缩小检索结果,比如,想查找“张文”的成绩表,在检索栏输入“张文”,呈现的结果较多,继续在检索栏输入“-”(紧跟在文字后面,不要空格),则只出现张文的学籍档案,如果还存在同名的情况,则可增加更多的检索条件(不同检索条件之间用空格隔开)或通过查看路径找到所需的结果。本校成绩单文件名已包含毕业证书、学位证书号码,输入证件号可精确查找到所需要的成绩单,电话核查学历证书真伪时,只需录入证件号码,即可实时告知查询结果。

3.2数字化学籍档案副本的有序化存放。everything搜索只基于文件和文件夹的名称,上文已给出了文件批量重命名的实证操作,在可视化的情况下,文件夹同样具备检索功能,数字化文件有序存放,会极大提高检索效率。以广东海洋大学数字化学籍档案副本为例,按不同全宗建有新生录取名册、学籍表、成绩表、毕业资格审查表、数字化文件等分目录,分目录下再根据实际情况设立类别、年度等子目录(比如,广东海洋大学2018届博士毕业生成绩存放在“D:\广海大\成绩\博士生\2018”目录下),数字化档案存放在相应的目录下,检索时就能可视化快速定位。everything软件检索结果会显示名称、路径、大小、修改时间等内容,路径就是数字化文件存放的位置,数字化文件存放有序,就可以充分发挥可视化检索优势,直接定位所需要档案。比如本校有8名毕业生叫“张文”,涉及两个档案全宗,有全日制研究生、本科生、专科生,也有成人教育学生,可根据路径快捷定位所需的档案。

3.3数据安全与隐私保护电玩城游戏送注册38元。解决数据安全电玩城游戏送注册38元,较关键的不是技术而是管理,在投入有限、不能确保网络信息安全的情况下,数字化学籍档案副本只能实行单机不联网检索。由于everything是免费软件,并且功能过于强大,电脑上所有文件名信息都会实时自动提取整合为一个数据文件,联网使用可能会有安全隐患,不建议在联网的电脑上使用。数字化学籍档案包含学生的身份信息、高考成绩、社会关系、求学经历、家庭住址、学业成绩、学籍异动等个人隐私,从信息安全的角度,不宜保存在联网的电脑上。及时备份数据是保证数据安全的重要措施,推荐使用BCompare软件,主要功能有:文件夹比较、文本比较、MP3比较、版本比较、十六进制比较、数据比较、图片比较、注册表比较、文件夹同步、文本合并等。通过文件夹比较,可保证电脑数据与备份数据的一致性;文件夹同步可极大减少数据备份工作量;通过文本比较,可确保文本内容未被非法修改。为更好地保护个人隐私,在提供数字化档案利用时,推荐使用Photoshop软件。对于新生录取名册、毕业资格审查表中涉及的其他学生信息,提供利用前,复制一份文档,用PS的色阶功能将其他学生的信息涂白,仅打印与利用者有关的信息。所有检索利用结果都保存备查,建好利用工作台账。

作者:孙学政 单位:广东海洋大学档案馆

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