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地方综合性档案馆档案信息资源开发

2018-11-05 14:58 来源:信息资源管理论文 人参与在线咨询

科技的不断进步使档案管理水平上升到了一个新的台阶,海量的档案信息资源、快捷的检索工具、多样的服务方式,无一不体现着新时期档案部门服务理念的与时俱进;而档案的留史、资政、育人、文化休闲功能也随着人们日益增强的档案利用意识被越来越多的人所关注。地方综合性档案馆作为与民众较为贴近的档案部门,更应契合时代发展,立足丰富馆藏,借助先进的技术手段,加强档案信息资源开发,从而提高服务质量,充分发挥馆藏档案真正的社会价值和经济价值。

一、丰富、优质的馆藏是档案信息资源开发的基础

1.调整收集范围,丰富馆藏。以抚顺市档案馆为例,现馆存215个全宗,以党政机关档案为主,医院、学校、保险公司、银行、司法等全宗仅十余个,大多数为已撤销单位,档案内容仅涉及记录组织活动的政策性、指导性文件;破产企业档案全宗十个,内容也仅为文书档案、会计档案等,内容单一,结构分散,利用价值亦不大。这种情况与建馆初期档案馆接收范围的划定“接收本级各机关、团体及所属单位具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销机关的档案,以及本市建国前的各种档案”有直接关系。然而,这样的划定导致单纯收集此范围内的档案,今后根本无法从档案材料中完整的查考当地的经济、科技和社会的发展进程,失去了档案存在的意义。为此,地方综合性档案馆在资金、馆房面积等客观条件允许的范围内,应积极参照《各级各类档案馆收集范围的规定》,对当地党政机关、重点企事业,甚至是有经营特殊性的民营企业进行调研、协商,调整档案接收范围,注重当地工业、金融、司法、医疗、教育等不同领域的科技档案和专门档案的收集,从而使馆藏档案涉及面放宽。另外,更多不同载体、不同形式档案,如电子档案、实物档案等也应在划定的收集范围之内。2.注重地方特色,优化馆藏。信息时代,档案文件数量猛增、档案库房空间和设备条件有限,地方综合性档案馆在丰富馆藏的同时,还应重视馆藏档案结构的优化。对馆内档案进行查重、过期筛选、定期组织鉴定、销毁;对定期接收进馆档案的质量进行审查,应确保进馆档案符合《机关档案工作业务建设规范》和地方指定的档案进馆规范等要求,加强进馆前的指导、审查工作;在新接收进馆档案的内容上,更应侧重在地方历史、名人、重大事件、当地民族发展、宗教发展、有传统的名胜古迹、旅游景点等各个方面深度发掘、加强馆外调查,使收集渠道畅通、信息灵敏,以便收集突出地方特色的档案。如抚顺市档案馆之前收集有胡玉萍档案是抚顺名人档案,棚户区改造档案、洪水档案是抚顺重大事件专题档案。3.征集相关资料,形成体系。地方综合性档案馆对资料的收集没有一个明确的范围和原则,盲目收集了许多与档案利用无关的资料,而且重复量大,严重浪费库房空间。因此,地方性档案馆首先应对馆藏资料进行查重、筛选工作,剔除冗余资料;其次,制定进馆资料收集范围,避免重复收集和无价值收集,对于一般写作爱好者的出版物或与地方自然、人文无关的选集、故事会等出版物要有针对性的进行收集,不能无原则全部接收;再次,对于有地方特色的档案,可以联合当地博物馆、图书馆等进行资料的复制、补充,以便形成体系,方便查考利用。例如,抚顺市档案馆馆藏的雷锋档案中,不止有雷锋在抚顺市人代会的与会档案原件,还包括当年档案馆工作人员从雷锋纪念馆复制的雷锋日记和其他从各方收集的复制件、资料、学雷锋的文件、资料,形成了较为完整的雷锋名人档案。

二、复合型人才是档案信息资源的开发不可或缺的条件

地方综合性档案馆的人员配备已经趋于专业,如抚顺市档案馆现有工作人员均具有本科以上学历,其中包括档案专业、历史专业、计算机专业等。但面临着新时期档案综合性更强,涉及面更广、数量更庞大的档案,各专业人员知识的单一和分散性仍无法应对未来复杂的档案工作。比如,电子文件的保护和归档的电玩城游戏送注册38元涉及计算机和档案两个专业的结合,而档案编研则需要档案和历史两个专业的知识等等。因此,为了更好的适应档案事业未来的发展,档案信息资源开发人员不仅必备专业的档案知识,还需要历史、中文、计算机、管理、法律、心理、外语等专业的知识,甚至还要了解各个领域内的专业知识。这就要求档案信息资源开发人员在工作中不断学习,提高自身业务水平;档案馆也应针对自身馆藏特点,为档案资源开发人员提供更多交流平台和学习机会,培养更多档案复合型人才。

三、技术支持是档案信息资源开发的必要手段

随着科技进步,地方综合性档案馆对档案信息资源建设给予了高度的重视。如抚顺市档案馆建立了网络信息平台,进行档案的宣传和咨询;加快了传统载体的档案信息数字化建设进程,并取得了一定的成效。未来,使档案信息资源实现网站与网站相通、馆与馆互联、各级、各单位档案信息资源与档案馆共享,打造没有地域限制、行业和部门限制的“信息高速路”,推进档案事业的全面发展,充分发挥档案信息资源的社会作用和经济作用,这一切,都离不开信息技术的支持。此外,一般载体的保护,电子文件的处理、归档、保护,特殊载体的归档、保护,各种现代化信息采集和加工处理,缩微、扫描、加密等也都离不开各种先进技术的支持。而各种先进技术的更新和引进,都需要地方领导对档案事业足够重视,增加资金投入来发展档案事业。

四、注重利用者需求使档案信息资源的开发具有针对性

档案信息资源的开发较终服务对象是利用者,因此,档案资源开发过程应围绕档案利用者的需求进行。首先,馆藏档案集中利用群体给档案资源开发提供了方向。抚顺市档案馆的利用群体大致可以分为政府工作人员、普通学者和市民,研究型学者、社会科学院研究人员仅占极少部分。利用群体不同,对档案开发程度要求也不尽相同。政府工作人员一般对政策性文件要求较高的查准率,因此,一般的文献汇编、现行文件汇编、基础数字汇编等一次文献即可满足要求;普通学者则需要更多的相关信息,不但对查全率要求较高而且需要具有专题性的划分,则需要将档案信息按照专题进行筛选、罗列,形成专题文献汇编、专题档案目录以便摘录、查考;市民更多的是对要求个人工资状况、工作经历、学历认定等具有连续性,一般使用检索工具直接利用。对应不同的利用群体在进行档案资源开发应注重满足不同的利用需求。其次,科学预测后的主动开发,转变档案利用服务方式。研究档案集中利用群体的心理特点、利用习惯,并结合地方政策导向、新闻动态、社会热点等,科学预测档案利用趋势,主动开发系统、高效的档案利用成果;针对潜在的档案用户,如学生、历史爱好者等,需要转变档案部门传统“坐等上门”的服务方式,将系统选取有教育意义、或贴近百姓生活、或叙事性强的文献、图片等编辑、发行,以画册、展览、微电影等形式,“送信息上门”,“为档案寻找利用者”,拓宽服务领域、增强服务效果、树立主动服务的档案利用观念,让档案信息资源尽可能的发挥作用。总之,人们对档案信息资源的利用需求会随着社会经济和文化科技的不断进步而增加,开发地方档案信息资源不但顺应了社会发展趋势,更是当地文明程度的体现。因此,地方综合档案馆应积极做好档案信息资源的开发,提供社会经济建设需要和人民精神文化需求的档案产品,使人民在满足物质需要的同时享受精神上的愉悦和满足,从而增强幸福感和凝聚力,促进档案事业更好更快发展。

作者:王贺 单位:抚顺市档案局(馆)

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