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高校数字档案信息资源建设研究

2018-08-06 16:28 来源:信息资源管理论文 人参与在线咨询

高校是培养人才和科技发展的中坚力量,是知识创新和传播的基地。高校档案信息资源是高校在教学和科研工作、日常行政管理工作、党群活动及其他各项活动中形成的原始记录。在信息化社会,高校档案信息资源不仅有传统载体,还含有大量的数字档案信息资源。随着信息化的推进,数字档案信息资源对高校运行和发展起着至关重要的作用。

一、高校数字档案信息资源建设的意义

(一)为高校教学科研提供更高效的利用和服务

教学和科研是高校工作的中心任务,是高校较基本的职能活动。高校教学与科研档案信息资源真实记录了高校全体工作者在教学与科研活动中的辛勤劳动成果,具有丰富的信息量和较高的科学价值。丰富而客观的数字档案信息资源是服务高校教学和科研的可靠资料,而这些数字档案信息资源只有得到合理的、有效的开发,进行系统建设,使其转化为适应数字化校园的利用形式,才能够真正服务于高校教学与科研工作,使之得到持续、健康、协调发展。

(二)为领导管理决策提供更科学的参考和依据

无论是一般性的高校行政管理活动,还是在领导和领导机关对某一重大电玩城游戏送注册38元做出决策时,都需要获取大量信息作为基础,这些信息通常既包括现实数据,又包括历史数据。历史信息来源于档案,通过数字档案信息资源建设,将隐藏在档案实体中有价值的信息挖掘出来,为学校领导及有关部门提供详实、系统的档案信息,可以帮助其了解历史、总结经验、吸取教训、预见未来,做出更加科学的决策。

(三)加速高校文化的积累、传播与创新

高校档案是在高校办学过程中形成的较为真实和原始的材料,客观反映和记载了高校成长的每一个脚印,是高校文化积累和传承的重要载体。以适当的方式和手段开发高校数字档案信息资源,有助于高校优秀文化的传播,使高校文化在时间上得以延续、空间上得以扩展。例如,制作校史校情宣传片是一个很好的数字档案信息资源开发和利用的方式,它可以集中反映、展示高校创办、发展的曲折历程和自强不息的奋斗足迹,发挥档案的教育功能。

(四)提升高校在社会上的影响力和美誉度

数字档案信息资源相对于传统载体档案信息资源而言,更容易进行宣传、利用和传播。例如,将传统载体的荣誉档案、名人档案、优秀教学科研成果档案等运用现代化信息技术手段进行转化和制作,形成生动形象的图片或影像方式,进而对外公布,可以反映高校悠久的历史文化传统,弘扬高校教师献身教育事业、教书育人的奉献精神和大学生刻苦努力的奋斗精神,重塑高等院校昂扬向上的社会形象。

二、高校数字档案信息资源建设的三大平台

高校数字档案信息资源建设以形成学校档案信息资源中心为目标,其主要架构包括:

(一)第一层级:资源数据平台

数字档案信息资源建设的底层是管理和存储各类档案信息资源的数据库,资源数据平台是服务和利用的基础。资源数据库的信息来源包括:自动归档、主动采集、手工录入等多种方式。无论来自以何种方式,都须经过格式转换、内容审定、密级设定、保管期限划定等操作后,再按档案类别进入档案数据库。各类档案信息资源数据库根据开放程度,分为开放数据库和依权限访问数据库。

(二)第二层级:业务处理平台

数字档案信息资源建设的第二层级是业务处理平台,主要是实现档案信息资源数据的收集、挖掘、处理。公文网上运转和无纸化办公的推进,产生了海量电子文件。电子文件自动实时归档在“双轨制”(纸质档案与电子文件同步归档)中的地位日益凸显,网上自动归档、自动挖掘在档案信息资源建设平台建成后,将成为数字档案信息资源收集的主要途径,手工收集、著录将逐渐被自动收集、归档、著录所替代。同时,随着业务处理平台的完善,数字档案信息资源的收集范围从校内各职能部门系统扩大到校园外围网络资源。

(三)第三层级:利用服务平台

数字档案信息资源建设的较顶端是利用服务平台,高校档案利用者分为社会公众、校友、校内师生、归档职能部门(兼职档案员)、档案管理员五类,依据类别划分访问权限,不同的权限访问不同的数据库资源。档案门户网站是高校档案部门利用与服务的主要窗口,面对社会公众开放访问。如图1所示。

三、高校数字档案信息资源建设平台的实现路径

(一)搭建资源存储管理平台,建设档案信息资源管理系统

统一管理、可持续发展的档案信息资源管理平台是以档案信息资源管理系统为基础。首先,档案信息资源管理系统建设较终目标是:实现对于档案的收集整理,长期保存和分发利用等一系列活动的规范化管理,通过合理的分配数据权限和功能权限,对各类档案数据进行有效的组织、挖掘,建立各类档案信息资源库。其次,档案管理系统的基本功能模块包括:文件收集、档案整编、档案管理、开发利用、档案检索、档案借阅、档案统计、档案编研、光盘制作等。第三,档案信息资源管理系统涵盖的档案类别,按照教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第15条规定,“高校档案管理范围包括党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类等十一个大类。”档案信息资源管理系统涵盖目前11类档案,如图2所示。档案信息资源管理系统外,搭建资源存储管理平台,还需要配套的硬件、软件等基础设施,例如,配置硬件服务器、存储系统及第三方工具软件等。常规需要部署2台服务器,一台做数据库服务器,一台做全文检索和接口服务器,同时因为档案信息数据存储量大且需安全备份,还应部署存储系统,选取合适的磁盘阵列存储设施。第三方软件主要包括:操作系统、数据库软件、WEB中间件、备份软件、OCR识别软件、网络爬虫等。

(二)实现与学校OA及其他系统对接,建设网上归档管理平台

随着电子校务、数字化校园建设的推进,学校在运转过程中产生大量的电子文件,档案部门接收电子文件须依靠网上归档管理平台,实现行政、教务等各类电子档案自动移交归档。例如,实现与学校“数字化办公”系统对接,在学校办公室公文办理完毕,加盖学校电子印章后,在“发文”时自动归入档案信息资源管理系统中。除OA系统外,学校教学、财务、人事、科研、设备、国有资产等部门都有各自的信息管理系统,他们都是档案信息的来源,档案信息资源管理系统都应与这些系统对接,实现网上自动归档。开通兼职档案员网上移交归档接口也是建设网上归档管理平台的重要内容。在档案信息资源管理系统中给每个部门的兼职档案员分配权限,每年移交归档时,可以通过系统将电子文件直接在网上移交归档,纸质档案也可以在系统中完成著录。

(三)开展档案数字化加工整理,建设档案资源数据库

档案数字化是将传统载体的档案经现代信息技术加工整理成数字档案形式,数字化后的档案可以实现计算机检索、阅读、复制等,它是档案信息资源数据库的基础。档案数字化加工必须严格按照《中华人民共和国行业标准(DA/T31—2005)纸质档案数字化技术规范》《中央档案馆电子版档案接收规范》《档案著录规则》《珍贵档案修复标准》等行业标准规范进行,湖北省还须参考《湖北省纸质档案数字化操作规程》(鄂档办[2014]56号)执行,保证档案扫描图像清晰、整洁,且与原件一致。目前,档案数字化已有非常成熟的外包服务公司,档案数字化加工主要环节包括档案接收、清点核对、目录建库、档案扫描前处理、批量扫描、图像处理及优化、图像质检、图像数据挂接、图像格式转换、数据验收、档案归还、数据管理和利用等工序,在整个工作环节中必须确保档案实体及其他信息的安全保密。

(四)实现网上信息采集,充实档案资源数据库

在互联网上存在着大量的有用信息,如各种电子报刊、电子杂志、网络电视等媒体资源都可能产生涉及本校的重大事件、重大活动、重大工程的报道等,这些信息非常重要而一般很难直接获得,因此通过“互联网信息抓取”是获取这些信息的理想技术手段。网上信息采集是基于成熟的网络搜索引擎,对学校有关信息实行定网站、定关键词、定时间、定语种地自动搜索,经过自动比对、重复剔除、价值判定、文本编辑、信息整理等流程处理后存入档案信息资源数据库中。在校内网站、宣传媒体、共享数据中心等信息库中也有需要采集的档案信息资源。例如,学校的门户网站一般由党委宣传部主管,是官方的网络宣传平台,学校每年的重大活动、主要获奖、办学成绩、学生活动等都会在门户网站中报道发布,这些具有标志性和代表性的新闻报道,经过系统梳理和初步加工,可以反映学校历年的发展足迹,是建设校史馆的必备参考资源。

(五)丰富其他资源建设途径,补充档案资源数据库

如图3所示,除本校资源、互联网媒体资源外,还可以通过接收捐赠、征集、购买、交流等途径,获取民间资源(校友、书店、旧书摊等)和馆际资源(相关高校、相关档案部门)。将获取的该类资源,通过手动录入档案信息资源管理系统中。

作者:刘婧 单位:华中师范大学档案馆

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