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石油企业人事档案的电子信息化管理

2019-04-01 15:06 来源:信息化管理论文 人参与在线咨询

摘要】当前,企业人事档案管理工作的复杂程度在不断提高,将电子信息化管理方式融合进企业的人事档案管理工作当中,能使其工作效率和质量有所提高,从而有利于提高企业的整体工作水平。本文就企业人事档案电子信息化管理的相关内容展开一系列的研究。

关键词】人事档案;电子信息化;管理方式

人事档案管理是企业工作体系中非常重要的组成部分,实现其电子信息化已经成为企业管理工作发展的必然方向。企业档案管理部门将电子信息方法融入到管理工作当中不仅能使档案管理工作趋于规范化、系统化,还能在很大的程度上为企业节省更多的人力和物力,从而从整体的角度提高企业的工作效率。因此,企业的档案管理部门应该充分认识到应用电子信息技术开展人事管理工作的重要性,根据企业的实际经营情况,发挥电子信息技术在档案管理工作中的技术优势,从而更好地推动企业实现现代化发展。

一、构建健全的电子信息化档案管理系统

构建健全的电子信息化档案管理系统是企业档案管理部门实现其信息化发展的前提。在电子信息技术支持下构建的档案管理系统应该具备分类和整理功能,能根据企业的实际经营情况对不同部门的档案进行分类,并在网络的平台上使数据能实现共享。首先,企业档案管理部门应该仔细收集企业各个部门员工的档案信息,并将其录入到档案管理系统当中。其次,利用信息技术对不同部门、不同岗位的员工信息进行整理和分类,提高档案管理系统的科学性。较后,对企业档案管理系统设置一定的登陆权限和安全防护措施,尽量避免由于网络故障造成人事档案的丢失,为企业带来不必要的损失。

二、强化企业档案管理部门人员的信息化意识

在传统的企业档案管理领现金的棋牌捕鱼下,信息收集工作的进度比较缓慢,这样的工作情况对企业实现人事档案电子信息化管理造成了一定的困难。所以,要想更好地实现电子档案的构建,相关人员应该具有较强的安全意识,保证对档案信息进行保密。企业档案信息管理部门还应该对档案数据库进行加密处理,防止恶意盗取档案信息的行为发生,防止有人故意破坏档案信息系统。对于一些重要的数据应该进行多重保护,从而保证档案信息的完整性和真实性。另外,档案管理部门还可以制定相应的管理制度,更好地提高档案管理工作的质量。

三、在企业网络内部建立档案数据库

企业实现人事档案的电子信息化主要是在一定的程度上解放人力,主要依靠现代信息技术实现对人事档案的管理。这样的工作方式就涉及到将纸质档案信息录入到网络系统当中这一项工作,这也是建立信息化档案数据库的基础。企业档案管理人员在对企业从经营之初到当下所积累的人事档案进行由纸质转化成数据的过程中,会涉及大量的文件,其包含的内容也较为冗杂,这样的工作内容对企业档案管理部门开展数据库建设工作造成了一定的困难。因此,企业的相关部门应该对档案信息化改革给予高度重视,调派更多的工作人员参与到这项工作当中,这样的工作方式能在很大的程度上提高纸质文件扫描与录入的效率,并能更加细致完成对档案数据的分类和归纳,从而形成一个完整的档案数据库。企业档案管理部门应该对档案数据的输入、归纳、更正、档案查询以及系统升级维护等工作环节进行正确的安排,从而更好地实现将信息网络与计算机结合在一起。这样的工作方式不仅能实现档案数据的远距离传输,还能在一定的区域内实现信息共享。

四、提高对档案管理人员培训的力度

企业实现人事档案的电子信息化,对档案管理部门提出了新的要求,这样的工作形式使得负责档案管理工作的人员也应该提高自己的管理能力以及运用信息化系统的能力。因此,企业的人事部门应该为档案管理部门的工作人员制定合适的培训计划,特别是计算机操作技术以及运用信息软件的技术。企业可以为员工聘请一些该方面的专家,对档案管理部门的人员提供一些专业指导,也可以在网络中查找一些相关课程供档案部门的工作人员观看。另外,培训活动过后,企业可以组织相关工作人员参与考核,考查其对信息化软件的操作程度。

五、结论

综上所述,当前,我国已经逐渐进入信息化社会,信息技术已经延伸到各个领域当中。企业对人事档案进行电子信息化管理具有非常重要的意义。这样的管理方式不仅能为企业发展提供推动力,还能在很大的程度上提高档案管理工作的质量和效率。通过本文对企业人事档案电子信息化管理的相关内容展开的一系列研究,希望能为促进我国企业档案信息化发展提供一些有价值的参考。

【参考文献】

[1]王艳春.企业人事档案电子信息化管理的思考[J].兰台世界,2018(S1):138-140.

[2]张跃民.企业人事档案电子信息化管理[J].中国商贸,2015(02):21-22+25.

[3]李春志,周亚,董霞.对企业人事档案电子信息化技术管理的思考[J].交通企业管理,2014,29(12):30-32.

作者:靳妮娜 单位:新疆油田公司风城油田作业区

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