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医院科研档案信息化管理体系探讨

2018-12-27 11:56 来源:信息化管理论文 人参与在线咨询

摘要:医院科研档案在医院发展过程中起着重要作用,建立医院科研档案信息化管理体系,提高了科研档案的利用价值和为医院服务的功用,极大的提高了医院科研档案信息化管理水平,为医院长足发展做出贡献。

关键词:医院科研档案;信息化管理;体系研究

一、引言

在现阶段,我国社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾。人民对先进的医疗技术水平和医疗服务水平的需要越来越高。医院以救死扶伤为宗旨,为人民谋健康为使命。为满足广大人民群众对美好生活的向往和健康生命的追求,这就要求我们医院需要不断努力创新,提高医疗技术水平和医学院科研水平。医院需要长足发展和持续壮大,离不开先进的医疗技术水平和医院科研水平,而先进的医疗技术水平需要以领先的医院科研水平为支撑,带动医疗技术水平的提高,从而更突出了医院科研工作的重要地位。因为医院科研工作在医院发展中起着重要地位,所以医院科研档案是医院档案的重要部分。医院科研档案是医院科研人员长期的科研活动与科研实践过程中,形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的原始记录材料,是科学研究活动的真实记录和反映[1]。这些资料不仅仅记载了发展科研的过程,它蕴含了大量的科研成果、国家实用新型专利、医学著作、医疗新技术及创新性医学科研思想等科研信息,而且还能客观反映出医院整体的科研能力和水平,对医院制定重大决策、医院长期规划、医院人才引进、绩效考核、职称晋升以及科研人员进行科学研究及技术交流等方面提供了可靠真实的信息依据和参考价值[2]。所以,医院不仅要重视对科研档案的收集、管理和保存,还要做好科研档案的开发和利用,发挥科研档案的价值和作用。传统的纸质科研档案已经不能满足医院发展的需求,为医院科研档案寻求一种科学高效的管理体系———医院科研档案信息化管理体系十分必要。

二、确定医院科研档案信息化管理的收集范围,理清思路

科研档案信息化管理体系的建立要求所收集的档案材料均为WORD、JPG、PDF等格式的电子文档。医院科研档案的形成主要由项目管理和成果管理两大部分组成。收集档案过程中应该将项目以独立个体为单位,而不应以年度来区分,因为项目的实施过程中有许多不确定性因素,有序但不失灵活。

1.项目管理

应收集项目申报书、立项文件、立项合同书、项目实施过程(含经费使用情况)和项目结题验收。其中项目在研究过程中产生的论文和新技术等属于项目成果。为使项目形成一套完整的材料,展示项目研究过程取得的成果和带来的经济利益和社会效益,笔者认为与项目研究关系密切的成果应该归入项目管理。

2.成果管理

应该收集的内容有论文、著作、国家实用新型专利、医疗新技术等。其中论文应该收集论文封面、目录及全文;著作应收集封面、目录及版权页;国家实用新型专利应收集封面及首页内容;还有各级奖励材料,申报书、奖励证书及奖励文件,其中医院奖励部分材料也应该纳入科研档案管理,如申报论文奖励有核心论文、SCI论文及国家实用新型专利申报奖励的,应该收集除以上要求外还应该增加奖励申请单,含有审批人、奖励金额、论文级别等具体信息。

三、建立医院科研档案信息化管理平台,设好框架

我国三甲医院在国家卫生计生委的统一管理下,拥有一个功能强大、信息储存量极大的内部网络办公系统(简称OA系统),可供医院内部工作交流,也可供卫生系统单位间交流,如文件资源、会议传达等资源共享,所有在职职工均有登录账号,方便办公及查阅信息,同时也可通过此账号管理自己的科研项目。医院计算机网络中心可根据各部门职能设置相关办公流程,不仅很好的实现无纸化办公,还能形成无纸化档案,逐步建立信息化档案。建立信息化档案较主要的目的是利用档案,利用现代化高科技手段实现档案信息的整理汇总和分析,提供有参考价值和利用价值的数据,不再需要人工统计分析。

1.设置档案信息化管理体系的内容和功能

(1)医院科研档案主要以科研项目为核心,由项目立项、开展、结题等阶段组成一个完整的项目研究过程,整个研究过程达2-3年,项目研究期间的实验阶段(含实验过程和实验结果)、撰写论文等,期间将所进行的每一项科研活动转化成电子文档上传至项目管理目录下,体现研究过程的持续改进和完善的过程,结题后可申报相关成果和奖励。此项目工作主要由项目课题负责其成员完成,这样的设置使科研管理人员随时了解项目的进展情况,极大的提高项目管理的监督力度和档案收集的完整性。(2)科研成果管理,设置奖励申报流程。科研成果管理一直困扰着档案工作人员,成果的收集零星、不完整,无法体现医用科学价值和经济效益。为保证成果档案的完整性和利用价值,建立科研成果管理体系相当重要。申报科研成果奖励人员通过自行通过网上流程申报,上传奖励项目原始材料扫描件,设置相关权限审核奖励级别和金额。不但完成了科研成果的档案的收集和归档,也规范了科研成果申报的程序,对科研成果档案的管理科学化和信息化。

2.人工录入关键信息,便于数据统计与利用

保存档案的完整性的目的是为了利用档案,开发档案的使用价值。科研档案的保存是主要是目的也是为了利用科研档案的价值为医院科研工作服务,促进临床技术和提升医院科研水平,科研兴,则医院兴,科研强,则医院强。在许多申报材料中,科研数据占有重要地位。如何在繁杂的数据中提取有利用价值的数据,或者是说能很好体现医院整体科研水平的数据,这就要求我们在日常工作中,加强对科研数据的录入和积累,服务于统计,以便利用。体现科研成果的主要内容有科研论著、科技奖励、专利等,这些内容的录入必须在日常工作中做到信息及时和精确,以备需要时能保证数据的较新和较准确。

3.积极开放数据,实现医院“大服务”需要

科研数据的利用在于数据的增值的需要,数据的增值在于整合,数据需要跟其它数据整合才能产生新的价值,而数据自由整合的前提却是数据充分的开放[3]。目前,在医院内部科研数据的利用也仅限于科研管理部门,假如其他科室需要使用相关数据,也只能通过科研管理部门提供,造成数据的重复统计或统计不精确等现象。同时无形中增加了科研管理人员的工作量,每天的日常工作都在忙于为其他部门提供科研数据。为了更合理有效的利用科研数据,在建立科研档案信息化管理平台基础上,对数据进行系统管理分析和统计之后,对医院范围内进行对科研数据的开放。对科研数据有需求的相关人员登录系统查询所需要的数据,系统将自动统计为其显示查询结果,为不同需要的人员提供人性化服务,大大减轻科研管理部门人员的工作量,实现医院“大服务”需要。

四、结束语

医院科研档案信息化管理体系的建立,有效的解决了当前科研档案管理中遇到的困难。不仅让科研档案电子档案系统有序的分类管理,而且较重要的是能通过信息管理平台系统对数据进行汇总和整合,提供了档案数据开放查询功能,提高了科研档案的利用价值和为医院服务的功用,极大的提高了医院科研档案信息化管理水平,为医院长足发展做出贡献。

参考文献

[1]邹宁宁.信息时代档案馆公共服务能力研究[J].兰台世界,2016(S1):74-75.

[2]庄惟敏,张博雅,张维.国际档案馆建设新情况新趋势[J].中国档案,2014(10):66-69.

[3]周美兰.大数据时代高校档案资源体系建设的思考[J].山西档案,2015.01:70.

作者:覃巧裕 单位:右江民族医学院

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