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高职院校科研管理数字档案馆构建策略

2018-10-11 15:34 来源:科研管理论文 人参与在线咨询

摘要:随着高职院校科研水平的提升,科研档案也呈几何数量增长,为推动科研档案高效收集与利用,建立科研管理数字档案馆势在必行。高职院校构建科研管理数字档案馆在观念、技术、人员、经费等方面存在一系列电玩城游戏送注册38元。由此,高职院校应进行顶层设计,统一标准,规范建设;构建科研管理数字化档案资源;大力加强数字档案馆基础设施建设;构建数字档案馆安全保障体系;构建信息化人才队伍,提升档案服务能力。

关键词:高职院校;科研管理;数字档案馆;构建

1高职院校构建科研管理数字档案馆的必要性

数字档案馆是对传统档案工作的创新性变革,它从根本上改变了档案馆的工作领现金的棋牌捕鱼和服务类型,使档案馆服务更为高效。中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出要加快推进传统载体档案数字化,把数字档案馆建设列入信息化建设整体规划,切实推进档案存储数字化和利用网络化[1]。随着高职院校科研水平的提高,教师科研热情的高涨,科研工作量越来越多,科研档案资源呈几何级数增长,建立适合高职院校自身发展需求的科研管理数字档案馆,有助于实现科研档案精细化管理,适应快速发展的数字校园建设需要。

1.1确保科研载体档案安全的需要

传统载体档案在进行数字化后,就可以被封存管理,在以后的档案利用中可不动用原件,从而大大减少了对档案的各种损害,提高档案安全系数,保障档案安全。数字档案具有强大的备份以及复制随着互联网络的无限延伸,数字化、网络化、信息化已深刻地影响了人们的工作、学习、生活和娱乐,人的生存方式发生了巨变,我们已进入了大数据时代。同时,档案数量急剧增长,为实现档案安全存储与有效利用,传统的档案馆不断地向数字化改变。数字档案馆是伴随着多媒体技术、数据库技术和计算机网络等技术的发展而产生的。它把不同载体的档案信息资源以数字化的形式保存,以网络化的方式相互连接,从而及时提供利用,实现档案资源共享。高校数字档案馆是学校在现代信息技术环境下产生的新型档案馆,是一种档案信息集成管理系统,是高校档案馆发展的趋势。科研管理数字档案馆是高校数字档案馆的一个组成部分。它通过不同类型的网络实现科研档案收集、管理和移交,以统一的数字形式存储各种科研档案信息,教师通过网络就可以利用所需的信息,提高档案利用效率。在数字化校园的背景下建立专门的科研管理数字化档案馆势在必行,将推动科研档案管理向更便捷、安全、全面的方向发展。能力,可以将其方便地储存在相应介质上且方便移动。即使某个数字化档案因为意外而损坏,也可以利用其备份资料重新建立,从而确保科研档案永久存储与安全保管。

1.2推动科研档案管理向现代化转型升级的需要

移动互联网的迅猛发展,人们获取信息和服务的方式发生改变,突破了时间和空间的限制,及时性、在线性和移动性需求突出。数字化促进了档案工作向现代管理、利用领现金的棋牌捕鱼转变,实现转型升级。科研传统载体档案数字化,改变了存储形式,压缩了存储空间,通过网络提供利用,实现大范围整合与检索,实现共享。

1.3为教师提供便捷科研档案服务的需要

数字化档案可以通过网络传送,教师通过网络就可以方便地利用、复制档案,用数字化促进便捷服务。科研管理数字档案馆可以实现科研档案信息资源的整合与共享,增加档案信息资源的开放度,摆脱时间和地域地限制提供检索、查询、利用等便捷服务,为教师迅速、准确、直观地呈现更具广度和深度的科研档案信息。

2高职院校构建科研管理数字档案馆存在的电玩城游戏送注册38元

高职院校的数字档案馆建设工作尚处于起步阶段,档案馆多停留在传统纸质馆藏层面,构建科研管理数字档案馆存在诸多电玩城游戏送注册38元。

2.1观念层面的电玩城游戏送注册38元

目前,许多高职院校没有形成现代档案管理意识和观念,高校档案信息化发展缓慢,建设数字档案馆的意识不够强烈,科研管理数字档案馆建设涉及到学校多个部门,但相关部门的参与意识普遍不高,在档案材料的收集、整理以及数字化过程中没有给予足够的支持,很多有价值的档案不能及时归档。很多高校在数字化方面重设施建设轻内容建设,对数字档案资源的利用也只是简单查询共享。档案信息安全防范不到位,涉密和非涉密档案信息混合管理,带密级信息、敏感信息未经严格审查,公开上网提供利用,存在降密使用和泄密风险。

2.2技术层次的电玩城游戏送注册38元

在技术条件方面,科研管理数字档案馆建设是一个系统工程,需要多项关键技术支撑[2]。高职院校数字档案馆建设基础差、底子薄,设备落后,缺乏统一的标准和规范,科研档案整理不规范,各部门形成了大量的科研电子文件,但输出的文件格式多种多样,很大程度了影响了科研档案的整合与共享。

2.3人员层面的电玩城游戏送注册38元

科研管理数字档案馆对高校档案工作人员的综合素质要求更高,不仅仅需要具备扎实的档案管理专业知识,而且还需要熟练掌握计算机技术、网络信息技术以及多媒体技术[3]。然而,目前许多高校普遍较为缺乏既精通专业知识,又掌握先进技术的复合型档案优秀人才。

2.4经费层面的电玩城游戏送注册38元

科研管理数字档案馆基础设施建设、档案资源数字化、人员培训等都需要经费的保障。而现实中由于学校不太重视档案工作,相应的经费投入严重滞后于数字档案馆建设资金需求,经费短缺已经成为当前影响我国高校数字档案馆建设全面推进的重要因素之一。

2.5共享层面的电玩城游戏送注册38元

目前各高校在办公、教务、科研、学生、财务等方向建有多套管理系统,但每个系统都是孤立的,没有实现互联互通,没有统一的数字化标准,各个系统之间的数字信息转化难以顺利实现,形成了信息孤岛。

3高职院校科研管理数字档案馆构建策略

科研管理数字档案馆建设应站在数字化校园建设的层面,对其结构、功能、层次、标准进行统筹考虑和明确界定,有重点、分步骤地进行,加强硬件和软件设施建设,统一标准规范,优化人才队伍,实现便捷、高效、共享。

3.1学校顶层设计,统一标准,规范建设

3.1.1完善制度建设

高职院校要结合国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》和《数字档案室建设指南》等相关规范性文件,制定符合本校实际、保障数字档案室正常运行的各项制度,统一标准和规范,如制定《科研管理数字档案馆建设方案》,详细规划建设目标、建设条件、建设内容、实施步骤等内容;制定《电子文件归档和归档电子文件管理规范》,规范数据的采集、存储、处理、使用、共享,确保数据真实、完整、准确、安全、可用[4],促进科研档案管理工作科学化、规范化地开展。

3.1.2整体规划,循序渐进,持续进行

高职院校将科研管理数字档案馆建设列入学校各级工作规划,以构建数字化校园为契机,统筹考虑经费、人员、场地、设备、技术、数据管理等各个方面,整体规划。首先要理顺工作体制机制,成立由主要领导挂帅,有关部门共同参与的领导小组,统筹开展工作,带动电子文件工作整体发展,及时对科研管理数字档案馆的各项保障情况进行督促检查[5]21。科研处、档案室、大数据与网络中心为直接负责部门,其他系部处为配合部门,各级联动,相互配合,推动数字档案馆建设。科研管理数字档案馆建设应加强与学校其他档案信息管理部门信息对接与整合,资源共享,建立全面、完整的信息体系,进而摆脱目前高校内部各信息管理系统各自为战、信息孤岛和信息不能顺畅共享的局面。

3.2构建科研管理数字化档案资源

科研管理数字档案馆建设应坚持“资源为王”,对非数字档案及时进行数字化及归档,而且要强化归档规范和要求,保证归档的电子文件收集齐全、整理有序、命名科学、格式规范[5]20,同时将数字档案信息进行有序排列,建立数字档案资源库,保证数字档案馆建设质量。

3.2.1传统载体档案数字化

科研管理数字档案馆建设的首要任务,就是要把传统载体档案数字化,实现“存量电子化”。统筹规划,有重点、有选择地开展传统载体档案数字化,可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施[6]。档案数字化要注重质量,确保内容完整、画面清晰,与原件一一对应,从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。

3.2.2全面开展原生电子文件的接收、归档工作

科研管理数字档案馆及时接收新形成的科研管理电子文件,并进行归档与备份,实现“增量电子化”。电子档案接收严把质量关,依据电子文件接收范围、标准和方法,确保与纸质原件一一对应,加强对相应部门监督指导,包括确定归档范围、规范、质量检查等。

3.3加强科研管理数字档案馆基础设施建设

数字档案馆是一个集计算机技术、网络技术、通讯技术和多媒体技术等为一体的高新技术项目,对基础设施建设要求较高,需构建由网络环境、硬件环境和系统软件组成的,能够满足数字档案资源管理和共享利用需求的基础设施,实现科研档案信息资源的网上收集、开发和利用。

3.3.1网络环境建设

科研管理数字档案馆网络环境主要包括档案馆内部网、校园网、公众网。它通过以网络来实现其功能,依附于网络而存在,是学校整体网络基础设施的有机组成部分。中心机房、网络综合布线的配置,要充分考虑各类电子文件采集、归档、安全管理等工作相关要求,配备足够数量的内外网络信息点,网络性能应能适应各类数据的传输、利用要求。

3.3.2硬件环境建设

科研管理数字档案馆按照相应基础网络架构、主要技术路线等构建建设满足需要的硬件环境。其硬件设施主要包括服务器、网络设备、存储设备、数字化加工与输入设备、终端设备等,保证巨量的信息存储和读取能力以及快速信息处理能力。设备选配必须充分考虑系统性、安全性和高性能,满足科研管理档案的收集、存储、利用和备份要求。

3.3.3系统软件建设

数字档案馆系统软件主要包括操作系统、数据库系统、其他工具软件等,实现电子文件准确、及时、快速、自动的转换和归档。根据数字档案馆的规模和硬件配置等情况选择操作系统,综合考虑任务量、安全性等因素。数据库系统应满足数据存储与管理需求,还应具有开放性、扩展性、稳定性,支持现有操作系统和应用软件及其升级需求。根据数据采集、管理、利用等需要,科研管理数字档案馆还需配备一些其他工具软件,如数据交换、格式转换、全文检索等方面的软件。

3.4构建科研管理数字档案馆安全保障体系

科研管理数字档案馆必须把数据安全放在第一位,严格遵循国家相关标准和技术规范,多种手段保证数字档案信息安全,建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全保障体系。

3.4.1制定并严格执行安全管理制度

科研管理数字档案馆应建立健全安全管理制度,确保数字档案馆建设和运行的安全。一是建立档案库房安全管理制度和档案数据安全管理制度,加强对档案库房的安全管理和检查,保障数据安全、高效、可信。二是合理设置网络管理权限。根据机构设置和岗位职责,明确系统管理员、安全管理员和安全审计员相应的职责,按人员类别授予不同的管理权限。四是多重备份,保障电子档案数据安全,并将纸质档案材料和电子档案材料同步归档。五是开展科研档案密级鉴定,制定本校定密工作方案,严格执行国家保密制度,建立科研档案信息管理系统安全保密防护体系,完善档案信息公开发布保密审查程序[7],推进安全等级保护和分级保护工作,对涉密档案、内部档案和可公开的档案分别处理。六是强化管理与审计手段,完善应急预案,建立起灾难恢复机制,提高应急处置能力。

3.4.2优化安全保障技术方法

科研管理数字档案馆建设应严格按照信息安全等级保护和分级保护要求,采取相应的安全保障技术方法,严格按照有关安全保密规范要求进行项目设计、系统开发和项目施工[6]。针对数字化资源存在的非法访问、计算机病毒、黑客攻击等风险,科研管理数字档案应配备正版杀毒软件,有选择地配备防火墙、用户认证、移动存储介质管理软件等安全管理工具,确保系统软硬件稳定、可靠、可控,提升数字档案馆的抗风险能力。

3.5构建信息化人才队伍,提升档案服务能力

科研管理数字档案馆的构建对档案工作人员提出了更高的要求,人才队伍建设坚持“引培并据”的原则,首先要重视对现有档案管理人员的教育与培训,同时积极引进既懂计算机技术又了解档案内容和档案管理业务的复合型人才,配备一支素质高、结构合理的档案管理专业队伍。进入移动互联网时代,高校档案用户信息需求呈现出及时性、在线性和移动性特征,传统档案馆不能满足这一需要,高职院校建立科研管理数字档案馆,就是为了创新档案信息服务方式,拓展与深化档案信息服务内容,实现科研档案信息共建共享,更好地为教师服务。档案网站和移动终端提供个性化的在线服务、移动服务,教师可以随时随地利用档案资源,提升了档案信息开放、整合共享程度。科研管理数字档案馆可开设专题档案查询栏目,方便教师随时随地查阅科研档案信息;还开设科研成果、科研评估等专题栏目,为教师及时、高效地利用科研档案搭建平台。

作者:田红磊 单位:唐山工业职业技术学院

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