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人事档案管理探讨

2019-07-09 09:23 来源:档案管理论文 人参与在线咨询

干部人事档案是人生历史的缩影,不仅与个人的就业、工资、职级、待遇等切身利益息息相关,而且对于推进人才流动、干部交流换岗、健全干部激励机制、加强干部宏观管理、完善干部管理体制等都具有重要的依据作用、凭证作用、信息作用和史料作用。然而在市场经济的大潮中,随着人们就业观念的改变,人事档案“淡化”、“失真”的现象时有发生,严重危害和影响着人事档案的利用和管理,影响着人才建设的千秋大业,各级组织人事部门和档案管理部门应当引起高度的重视。为了维护人事档案的真实性,窥避社会上诸多的“假身份”、“假履历”、“假年龄”、“假工龄”、“假学历”等档案造假行为,应做好以下工作。

一、档案的建立应当统一从高中做起

人事档案凭证的真实与否,对于选拔人才、任用人才至关重要,尤其是管理岗位的干部,其个人履历、自然状况、政治素质、德才表现、学历学位都需要通过人事档案来论证。一般而言,人事档案由学生档案过渡而来,学生档案是当事人自然状况和学历学位最原始、最直接的凭证依据,是人事档案的前身和基础。长期以来,学生档案的建档和管理缺少相应的法律法规,体制不顺、归口不一,归档范围不明确、管理职责不规范,给日后的人事档案带来了很大的影响。很多学校从高中开始建档,所以学生档案一般分为高中档案、大学档案、硕士档案和博士档案。为了保持学生档案的原始性、连贯性和完整性,笔者建议:学生档案应该统一从高中开始建档,从高中、高考、大学、硕士、博士,一直连贯下来,让每一个阶段清晰明了,一环连一环。所以,有关部门应该重视和规范高考档案材料,实行统一标准、统一内容、统一归档范围、统一管理、及时转递,改变我行我素、各行其是的现状;同时,应该加强建档人员培训,增强归档人员责任心,避免因工作马虎、失误给当事人造成材料漏装、错装和笔误(书写出错)的后果,使学生档案从建档伊始就能够高起点、高要求、高质量、高水平。只有这样,当事人原始的自然状况、出生年月、学历学位等的档案材料才能齐全、完整,为日后人才建设和干部选拔提供最直接、最有力、最原始的凭据。

二、严格把好材料关

1.干部本人的配合。首先,干部本人应当如实向组织人事部门提供真实的档案信息,如出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位,家庭自然状况等;对于填写不符合要求,提供信息前后不一致的人员,人事部门应当认真审核,防止虚假信息进入个人档案,及时消除隐患[1]。其次,个人提供的信息材料应该采用手写体。因为干部人事档案中有许多内容需要由个人自己提供或填写,,从建档伊始,凡是涉及个人填写的部分应当尽量采用手写体,避免他人代写或使用电脑打印体,以便出现电玩城游戏送注册38元时可为当事人鉴别材料真伪提供笔迹依据。2.制作单位认真制作。首先,按照中组部的相关规定:(1)档案材料制作部门必须严格规范制作干部人事档案材料,建立健全干部人事档案材料收集归档机制,在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续;(2)对于归档材料填写不规范、手续不完备,或材料上姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、职称材料、干部任免等与档案记载不一致的,材料形成部门应当重新制作、补办手续,或者由具有干部管理权限的组织人事部门审改并加盖公章;(3)归档材料一般应为原件,证书、证件等特殊情况需用复印件存档的,必须注明复制时间,并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织(人事)部门公章[2]。其次,实行制作、审核人员署名制。人事档案的唯一性和不可再生性要求材料制作人员必须高度负责、认真制作、细心审核。为了增强建档人员的工作责任心,把好材料“制作关”和“审核关”,建议每一个环节的材料制作和审核都应该实名签署责任制,并填写材料制作和审核目录备考表,存放于当事人案卷之后,以确保当事人档案材料的真实性和完整性,防止伪造和虚假材料进入个人档案,一旦发生重大事件,即可追究相关人员责任。3.档案部门严格把好“入口关”。首先,人事档案管理部门应当建立联系制度,及时掌握形成档案材料的信息,主动向材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料;在接收档案材料时应当按照规定,严格把好材料“入口关”,认真审核、鉴别归档材料是否办理完毕,是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、信息准确、填写规范、手续完备等[3]。如个人履历及学历学位前后是否一致,考核材料、入党材料、奖惩材料、工资材料、任免考察材料、岗位变动以及毕业生就业派遣材料等是否齐全、完整;有无不符合归档要求的材料进入干部个人档案等,发现电玩城游戏送注册38元应及时与制作部门联系、沟通、退回、更正。其次,档案管理部门应当选派政治素质高、原则性强且具有高度责任心、懂专业、懂业务的人员担任人事档案管理工作;坚决防止档案管理人员直接或间接参与涂改、伪造、抽取、撤换、销毁档案材料等弄虚作假的行为发生,一经发现应当认真追究、严厉查处;对造假情节特别严重者,除立即调离岗位之外,还应追究相应的刑事责任。

三、完善人事档案的归档范围

1.干部的诚信记录。首先,何谓诚信?诚,即真诚、诚实;信,即守承诺、讲信用。基本含义是守诺、践约、无欺。将干部的诚信记录纳入人事档案的归档范畴,建立干部的诚信档案,有助于干部的社会诚信、道德诚信和法律诚信;尤其对个人“三龄一历”、自然状况的如实提供也可以起到诚实守信的作用[4]。2.干部的廉政建设。从爱护干部的角度出发,本着负责的态度,将干部的个人财产、重大事项、廉政建设、离任审计等材料纳入人事档案的归档范围,按照实事求是的原则,建立干部的廉政档案,一方面对多数干部可以起到保护作用,维护他们的合法权益,为组织部门考察任用干部提供参考依据;另一方面可以避免和减少一些“电玩城游戏送注册38元”党员干部“带病上岗”,对他们起到一定的警示作用和监督作用,提醒他们警钟长鸣、自警自励,防患于未然。3.干部的业绩材料。建立干部的业绩档案,肯定他们的科研成果和创新能力,有助于调动干部的工作积极性,鼓励奋发向上,开拓进取,增强责任感和荣誉感;同时对于加快人才建设、攻克难关,多出成果,早出成果,创造佳绩,为我国经济建设的腾飞造就辉煌起到重要的促进作用[5]。四、人事档案的管理只能加强,不能削弱1.领导干部应当真正从思想上、观念上增强档案意识,重视和加强人事档案工作,完善机制,规范管理,确保人事档案的真实性,为选拔人才、任用人才提供真实可靠的凭证依据。2.人员建设只能加强,不能削弱。既要挑选政治素质好,责任心强的人员担任材料制作工作和档案管理工作,又要加大培训力度,努力提高他们的档案专业水平和业务能力,严格把好材料“制作关”和“入口关”,防止不符合归档要求的材料进入人事档案。3.增加经费投入,添置相应设备,改革落后的手工管理方式,加快信息化建设的步伐,提高现代化管理能力,提高工作效率,使人事档案管理能够与时俱进,与新时期各方面发展相同步。4.构建一个人事档案管理信息交流的平台,采取多种形式,组织档案人员走出去、请进来、互相学习、互相交流、取长补短、达成共识、共同提高[6]。总之,完善人事档案的管理机制,确保档案凭证的真实性,不仅需要各级领导的大力支持,而且需要当事人本人、制作人员、归档人员、管理人员等多方面的配合和协作。只有加强管理、规范制作、从严把关、严格管理,才能真正发挥人事档案在人才建设中的作用,才能为组织人事部门因人而异、知人善任、科学用人、合理选拔提供真实、可靠的凭证依据,才能防止和杜绝“罗彩霞”、“王亚丽”等“假身份”、“假学历”、“假履历”、“假年龄”、“假工龄”等造假事件的再次发生。

参考文献

[1]胡婕,陈美清,游全根.影响人事档案利用的原因分析[J].兰台世界,2012(11).

[2]干部人事档案材料收集归档规定(中组部[2009]12号文)[S].

[3]胡婕.修订《干部人事档案材料收集归档规定》的思考[J].兰台世界,2010(6).

作者:赵锐 单位:阜新蒙古族自治县现代农业发展服务中心

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